Často kladené otázky

1. Kde je zostava 'Rekapitulácia stavu a pohybu zásob' ?

2. Ako robiť inventúrne vyrovnanie tj zosúladenie stavu evidencie s fyzickým stavom v sklade ?

3. Založím novú výdajku a nevidím ju v tabuľke výdajok medzi ostatnými. Prečo ?

4. Zlyhala tlač mesačnej uzávierky. Čo robiť ?

5. Ako oddeliť údaje minulého roka od súčasného ?

6. Ako vrátiť zvyšok zálohy za neodobraný tovar ?

7. Prečo sa pri zadaní ceny s dph do cenníka na karte vypočíta nesprávne cena bez dph ?

8. Ako dať alternatívny názov tovaru do faktúry ?

9. Ako presúvať tovar medzi skladmi?



  1. Kde je zostava 'Rekapitulácia stavu a pohybu zásob' ?

Zostava 'Pohyb tovaru na skladových kartách' má v zadávaní rozsahu voľbu 'Úroveň podrobnosti' s možnosťami 'Sumárne' a 'Položkovite'. Možnosť 'Sumárna' zodpovedá rekapitulácii stavu a pohybu na kartách, lebo uvádza iba celkový príjem/výdaj za jednotlivé karty. Možnosť 'Položkovite' uvádza jednotlivé pohyby na kartách spolu so sumárom.

  1. Ako robiť inventúrne vyrovnanie, tj. zosúladenie stavu evidencie s fyzickým stavom v sklade ?

Ak fyzická inventúra zistila vyšší stav na sklade, než inventúrna zostava, tak je potrebné urobiť príjemku a v nej uviesť príjem komodity v prevyšujúcom množstve. Nákupnú cenu uviesť nulovú, lebo nejde o skutočný nákup. Ak fyzická inventúra zistila nižšie množstvo na sklade než inventúrna zostava, tak je potrebné urobiť výdajku a v nej uviesť výdaj nadbytočného množstva. Predajnú cenu pri tejto výdajke uvádzať nulovú, lebo nejde o tržbu. Obstarávacia cena vydávaného množstva je už známa, je uvedená v príjemke, ktorou bol práve vydávaný tovar prijatý na sklad v minulosti.

Je vhodné, používať pre takéto korekčné príjemky/výdajky zvláštny druh pohybu, napr. 'inventúrny príjem', či 'inventúrny výdaj' pre ľahšie odseparovanie takýchto príjmov a výdajov v bilancovaní.

  1. Založím novú výdajku a nevidím ju v tabuľke výdajok medzi ostatnými. Prečo ?

Overte si, či rozsah tabuľky s výdajkami zúžený iba na jeden sklad. Vtedy sú výdajky z ostatných skladov neviditeľné. V hornom rámiku tabuľky s výdajkami je napísané napr. "Výdajky za mesiac 07/2001", čo znamená všetky výdajky (zo všetkých skladov) za mesiac júl r. 2001. Ak máte rozsah zúžený na jediný sklad, tak je v rámiku tabuľky napísané napr. "Výdajky v sklade VODY za mesiac 07/2001". Rozsah tabuľky môžete meniť klávesom <F3> tak, že do položky "Sklad" zadáte konkrétny sklad pre zúženie rozsahu tabuľky na jeden sklad alebo necháte túto položku prázdnu pre zobrazovanie výdajok zo všetkých skladov.

  1. Zlyhala tlač mesačnej uzávierky. Čo robiť ?

Vytlačil som dennú uzávierku z fiskálneho modulu. Potom pri tlači mesačnej uzávierky mi zlyhala tlačiareň počas tlače uzávierkového dokladu. Ako ďalej ?

Predovšetkým nerobte nový pokus o vytlačenie mesačnej uzávierky. Miesto toho sa pozrite najprv do "Knihy výkazov denných obratov" v časti "Fiskál". Ak fiskálny modul urobil mesačnú uzávierku, uvidíte v 'Knihe' jej hodnoty (obraty, grandtotály,...). V takomto prípade pokus o uzávierku už neopakujte. Pre presné vytlačenie dokladu z mesačnej uzávierky fiskálneho modulu je potrebné zavolať vášmu servisnému technikovi pre fiskálne moduly.

  1. Ako oddeliť údaje minulého roka od súčasného ?

Hoci program neobmedzuje evidenciu na jeden kalendárny rok a umožňuje ľahko pokračovať v evidencii v novom mesiaci nového roka, predsa je vhodné v určitom čase oddeliť sa od údajov starého obdobia. Možnosť pokračovať v evidencii po začatí nového roka a pracovať s údajmi januára (aj ďalších mesiacov) bez nutnosti uzavrieť najprv starý rok je veľmi výhodná na prelome rokov. Vtedy býva zvyčajne maximálny nápor povinností a požiadaviek, takže je veľkou úľavou, že potreba zadávať januárové údaje nevyžaduje uzávierku minulého roka. Uzavretie roka je tak možné oddialiť na ľubovoľný iný vhodný čas, napr. až budú odsúhlasené zostatky a pohyby v skladoch s ostatnými zložkami organizácie, napr. Učtárňou.

Je praktické, ak po oddelení údajov starého obdobia (roka), zostane možnosť operatívne pristupovať k dokladom starého obdobia. Z tohto dôvodu odporúčame nasledovný postup:

  1. Urobiť archív vašej evidencie cez voľbu Archivácia a rearchivácia.

  2. Zistiť umiestnenie vašich údajov.
    Najjednoduchšie cez zástupcu (ikonku) na ploche, ktorým spúšťate program Dynac. Kliknite pravým tlačítkom na zástupcu a zvoľte si vlastnosti. V okne vlastností kliknite na záložku Program a v položke Príkazový riadok uvidíte názov štartovacieho súboru spolu s cestou k nemu, napr. c:\dynac\2004\xdynac.bat.
    Ak používate jednoužívateľskú verziu tak zistená cesta (priečinok) c:\dynac\2004 je zároveň umiestnením vašich údajov.

  3. Pri sieťovej verzii zisťovanie ešte nie je u konca. Pri jednoužívateľskej verzii môžete ísť na ďalší bod .
    Nájdite priečinok z bodu 2) a v ňom súbor xdynac.bat. K nájdeniu môžete použiť napr. program Tento počítač.
    Keď ste ho našli,
    kliknite na neho pravým tlačítkom myši a zvoľte si Upraviť. V okne, ktoré sa ukáže, je krátky obsah súboru xdynac.bat a v ňom riadok začínajúci príkazom net use n: Za ním bude uvedený názov počítača, kde sú umiestnené údaje a za ním bude zdieľací názov priečinka so zdieľanými údajmi vašej evidencie, napr. \\pc1|dynac.04. Názov počítača je v tomto prípade pc1 a zdieľací názov priečinka je dynac.04
    Prejdite na počítač so zisteným názvom, lebo v ňom sú údaje vašej evidencie. Na jeho pevnom disku nájdite priečinok, ktorý má zistený zdieľací názov. Zvyčajne to býva priečinok s cestou napr. c:\dynac.net\2004
    Zdieľací názov priečinka zistíte napr. programom
    Tento počítač tak, že kliknete pravým tlačítkom na názov priečinku a v ponuke si zvolíte voľbu Zdieľanie. Ukáže sa okno s parametrami zdieľania.
    Malá odlišnosť môže nastať v prípade, že počítač, na ktorom zisťujete umiestnenie zdieľaných údajov skutočne tieto údaje na svojom disku obsahuje a je aj pracovnou stanicou a nie je samostatným serverom. V takomto prípade uvidíte v obsahu súboru
    xdynac.bat namiesto príkazu net use n: odlišný príkaz subst. Pravdepodobne sa bude podobať na subst c:\dynac.net\2004. V tomto prípade je cesta k vašim údajom (priečinku) za slovom subst.

  4. Po zistení priečinku s údajmi vytvoríme podobný nový priečinok pre údaje nového roka. V príklade, ktorý používame, by to bol priečinok 2005 vo vnútri priečinku c:\dynac.net v sieťovej verzii alebo vo vnútri pričinku c:\dynac pri jednoužívateľskej verzii.

  5. Pri sieťovej verzii nastavíme novozaloženému priečinku zdieľanie. Pri jednoužívateľskej verzii môžete tento bod preskočiť.
    Zdieľanie nastavíte napr. programom Tento počítač tak, že kliknete pravým tlačítkom na názov priečinka a zvolíte si Zdieľanie. V okne, ktoré sa ukáže, zaškrtnete políčko pre zdieľanie a zadáte názov pre zdieľanie. Odporúčame použiť podobný názov, ako ste mali pre starý rok. V našom príklade by to mohlo byť DYNAC.05 a zadajte maximálne plný prístup. Nastavenie úrovne prístupu sa líši podľa verzie Windows, ktorú používate.

  6. Do novozaloženého priečinku pre nový rok skopírujte všetky údaje starého roka. Obidva priečinky – starý aj nový – obsahujú teraz rovnaké údaje.

  7. Pri jednoužívateľskej verzii urobte teraz nového zástupcu (ikonku) pre nový rok k súboru xdynac.bat a prejdite k nasledujúcemu bodu.
    Pri sieťovej verzii musíte urobiť každej stanici (počítaču) vstupujúcej do Dynacu nový štartovací priečinok a nového zástupcu (ikonku). Postupujte tak, že z vlastností starého zástupcu zistíte štartovací priečinok. Zvyčajne to býva c:\dynac\2004. Urobte nový podobný priečinok, napr. c:\dynac\2005. Zo starého priečinku sem prekopírujte súbory xdynac.bat, stdgrp.dbf a prípadne aj archiv.cfg, ak sa tam takýto súbor nachádza. V súbore xdynac.bat prepíšte starý zdieľací názov, napr. DYNAC.04 na nový názov, napr. DYNAC.05. Nakoniec urobte zástupcu (ikonu) k zmenenému súboru xdynac.bat a odskúšajte ho.

  8. V agende nového roka vykonajte ročnú uzávierku v časti Služby-Uzávierka. Program sa opýta na dátum určujúci, ktoré údaje sú staré a majú byť odstránené. Po zadaní dátumu si program vypýta ešte 3x potvrdenie, či nazaj chcete oddeleiť staré údaje. Po týchto otázkach sa ukáže zvyčajná štvorvoľba Generovanie-Prezeranie-Tlač-Zrušenie. Tu si zvoľte Generovanie. Dostanete otázku, či sa má vykonať aj Indexácia údajov. Odpovedzte kladne.

  9. Po uzávierke môžete overiť, či uzávierka zachovala kontinuitu skladovej evidencie, tj. či inventúry k dátumu zadanému pri uzávierke majú rovnaký korunový súčet v evidencii starého aj nového roka.

Treba si uvedomiť, že pri tomto postupe stará (doterajšia) evidencia zostáva v pôvodnom stave bezo zmeny. Uzávierka sa robí v novovytvorenej evidencii nového roka. Táto vznikla ako kópia starej evidencie.

  1. Ako vrátiť zvyšok zálohy za neodobraný tovar ?

Pri fakturácii tovaru, ktorý zákazník odobral, je možné vo faktúre zúčtovať zaplatené zálohy. Zúčtovanie robíme pri vystavovaní faktúry. Po potvrdení obsahu záhlavia faktúry – s dátumami splatnosti, vystavenia atď. - ukáže program automaticky prehľad záloh kandidujúcich na zúčtovanie vo faktúre, tj. ktoré by mohli byť zúčtované vo faktúre.

Pri novej faktúre sú všetky kandidujúce zálohy hneď označené programom na zúčtovanie až do výšky výslednej faktúry. To vyhovuje v bežných situáciach. Zvyčajne je táto čiastka maximom, do ktorého odpočítavame zálohy. Nie je to však nutnosť. Odpočítané zálohy môžu byť nižšie než fakturovaná čiastka (tj. zostane ešte niečo k úhrade), alebo môžu odpočítavané zálohy presahovať fakturovanú čiastku. Vtedy zostane vo výslednej faktúre k úhrade mínusová čiastka, tj. odberateľovi faktúry budeme vracať prebytočnú časť zálohy.

Ktorú zálohu alebo akú čiastku zo zálohy chceme zúčtovať vo faktúre môžeme určovať aj sami. V prehľade kandidujúcich záloh môžeme označovacími klávesmi <F8>, <F11> a <F12> označiť ktoré zálohy a aké ich časti chceme mať zúčtované vo faktúre bez ohľadu na výšku fakturovanej sumy. Ak zálohy označené na zúčtovanie vo faktúre predstavujú v súčte vyššiu čiastku ako je fakturovaná suma, tak presahujúca čiastka bude uvedená vo faktúre a bude vrátená zákazníkovi.

  1. Prečo sa pri zadaní ceny s dph do cenníka na karte vypočíta nesprávne cena bez dph ?

Skontrolujte v časti Služby-Cenové nastavenia voľbu Zvyčajne používané ceny. Ak je táto voľba prázdna (čo by nemalo byť), môže negatívne vplývať na prepočet ceny s dph na cenu bez dph. Vyplňte túto voľbu a prepočet ceny s/bez dph už bude správny.

  1. Alternatívne názvy tovarov na faktúre

Predávam surovinu ako tovar spolu s jej dávkovačmi. Niekedy je cena dávkovača už v cene suroviny, inokedy sa cena dávkovača účtuje ako depozit k vráteniu po vrátení dávkovača a inokedy sa účtuje ako prenájom dávkovača. V jednotlivých prípadoch je potrebné nazývať dávkovač vo faktúre ako „depozit“ inokedy ako „prenájom“ alebo „dávkovač“. Pritom všetkom je potrebný prehľad, ktorý zákazník má koľko dávkovačov. Ako to dosiahnuť ?

Je viacero spôsobov. Asi najjednoduchší je použíť jedinú skladovú kartu na všetky popísané eventuality.

Ako docieliť aby jednotlivé prípady mali odlišný názov tovaru Dávkovač ?

Vo výdajovom riadku výdajky s tovarom Dávkovač uvedieme do poznámky ako prvý znak bodku „.“ a docielime tým, že namiesto názvu skladovej karty tovaru Dávkovač bude vo faktúre uvedený obsah poznámky nasledujúci za úvodnou bodkou v poznámke.

Vo výdajovom riadku výdajky s tovarom Dávkovač uvedieme do poznámky ako prvý znak plus „+“ a docielime tým, že okrem názvu skladovej karty tovaru bude na nasledujúcom riadku faktúry uvedený obsah poznámky nasledujúci za úvodným znakom plus v poznámke. Samozrejme, odsadený od ľavého okraja na znázornenie, že text patrí ešte k predošlému riadku.

Ak si ešte nastavíme v časti Služby-Dokladové nastavenia voľbu Opakovať poznámku podľa predošlého dokladu, tak bude program automaticky predpĺňať poznámku pri ďalšom výdaji dávkovača, aby sme nemuseli poznámku vpisovať odznovu.

  1. Ako presúvať tovar medzi skladmi?

Presun tovaru sa dá zjednodušiť tak, že urobíme iba výdaj zo zdrojového skladu a program vyplní príjemku do cieľového skladu. Táto príjemka bude mať presne tie tovarové položky ako východisková výdajka. Nákupné ceny v príjemke budú zhodné s obstarávacími cenami vo výdajke. Teda nie zhoda s predajnými cenami. Predajné ceny sú v takejto výdajke obvykle nulové, nie je to však podmienkou.

V hlavičke výdajky s presúvaným tovarom zadáme ako Prijímajúci útvar prijímajúci sklad.

V tabuľke výdajok na riadku s presunovou výdajkou stlačíme kláves F10 a z vyvolaného menu zvolíme voľbu Prevod sklad-sklad.

Program ukáže tabuľku príjemok, aby sme si vybrali tú, v ktorej chceme prijať presúvaný tovar. Ak chceme novú samostatnú príjemku, tak klávesom Insert môžeme zadať hlavičku novej príjemky. Program v hlavičke príjemky automaticky ponúkne v položke Vydávajúci útvar označenie východiskového skladu. Po zadaní sa nová príjemka objaví v tabuľke ponúkaných príjemok. Zvolíme si túto príjemku stlačením klávesu Enter na riadku s touto príjemkou. Mohli by sme zvoliť aj ktorúkoľvek inú príjemku, ak by sme chceli.

Program vyrobí do zvolenej cieľovej príjemky príjmové riadky opisom z východiskovej výdajky.

Ak v cieľovom sklade ešte neexistuje skladová karta použitá vo východiskovej výdajke, program takú kartu v cieľovom sklade automaticky založí. Kartu z výdajky použije akovzor.